干货;如何有效地进行供应链组织内外的沟通？

  今年的市场行情就像是跌宕起伏的电视剧，在疫情刚爆发的那阵子，没人能预料接下来的市场走势会是怎样，是断崖似的下滑，还是V型反弹，任何人都不敢打包票。

  在充满大量不确定性的情况下，采用保守的经营策略总是没错的。该投资的项目缓一缓，该扩张的产能停一停，等形势明朗了再说。事实上经济恢复的速度很快，中国第三季度GDP同比增长4.9%，很多行业都已经恢复正常，甚至是超过了3月份时做的全年预测。

  订单来的太多太快，制造商还没有做好准备，难免要手忙脚乱，这时候沟通就显得尤为重要了。

  首先是与客户的沟通，要及时回复确认订单交付的时间和数量。更重要的沟通在企业内部，对接客户的销售客服要起到很好的沟通桥梁作用，把重要的需求信息准确地传递给内部各职能部门，包括生产、采购、物流等。

  如何做好供应链组织内外的沟通?这里有四个关键点供大家参考。

  一、做好及时沟通

  及时沟通是为了减少可能的损失，换句话说，就是避免一些不受欢迎的惊喜。不管是好消息、坏消息，都需要及时通报。

  以前我在工厂做供应链经理的时候，就经常和我的团队讲，有任何的问题，都要及时告诉我。特别是他们搞不定的事情，千万不要藏着掖着，比如供应商不肯按时送货，造成生产停线，或者是送货去客户的卡车出了车祸，不能及时赶到等等。

  为什么要强调这点?人总是习惯报喜不报忧，怕和领导汇报了坏消息的时候被批评，所以倾向于等一会儿说，最好是把事情都搞定了再和领导汇报。其实有些事和汇报工作的员工压根儿没关系，不是他们的原因造成的，但是他们害怕受到牵连。

  可是到最后，当员工发现自己搞不定了，再来找我寻求帮助的时候就会错过最佳处理问题的时机，纯粹把我当成救火队长了。

  所以我和团队经常讲，有问题要第一时间举手，要及时沟通，不要留到最后一刻。造成的结果是什么呢?我二部手机晚上睡觉从来不敢关机，连静音都不开，就怕有什么紧急状况。搞得我精神压力非常大，幸好我抗压能力很强，晚上照样睡得着。

  我宁可要这样的沟通方式，如果是坏消息，早晚都会来的，早些知道要比晚知道好。

  越早知道，解决方法也越多，最后才被通知的时候，挽回的余地已经很小，可能需要付出高昂的代价才能补救，所以我们要做好及时沟通。

  二、建立沟通机制

  为了确保有效沟通的执行，我们不仅是要及时沟通，还要一套行之有效的沟通机制。

  沟通需要常态化，比如工厂每个月都有月度会议，和全厂员工分享上个月运营的成果，包括安全事故、客诉投诉、销售目标、人事变动等。

  供应链也有自己的沟通机制，需求侧有每月的S&OP会议，重点是沟通产品家族层面，在未来18-24个月的需求、库存、产能和财务等信息。

  生产制造有每周MPS会议，沟通SKU层面的订单、排产、人员安排和原材料等情况。

  细分到每天的执行层面的会议就更多了，包括由上而下的每日例会，生产现场会议等等。不管是哪一个层面的会议，都应该有一套成熟的会议流程：

  1.谁主持，需要谁参加?

  2.会前需要准备什么输入的资料，会后的输出是什么?

  3.会议纪要谁来负责，后续的行动计划如何监督落实?

  建立起了沟通机制，才能保证每次会议用时短、效率高。大量重要的信息在定期的沟通会议上被精准地传递到各相关部门。事先准备好的输入信息，让参会者专注于决策讨论，使得会议在高效的节奏下进行，避免了拖拉。

  三、传递正确信息

  我们要把正确的需求的信息传递给准确的受众。比如做生产计划的人，他需要的是具体的客户订单信息，你给他一份零售店的最终销售数据，计划员是没有办法使用和处理的。

  在做S&OP计划的时候，财务需要的是金额，生产需要的是SKU生产的数量，而销售则是金额和数量都需要。

  信息一定要完整地发送给相关人员，信息量不足的话，就会影响到决策的准确性。

  对于排生产计划的人来说，他需要知道客户订单、逾期订单、库存、正常运转设备数量、工人人数、原材料到货情况等信息，如果缺少了任何一项，可能都会对准确排产造成影响。

  相反地，信息量太大也会扰乱人们做出正确的判断。我们先要把无关信息当做噪音排除掉，然后才能关注到自己想要的信息，每个职能对于信息的要求是各不相同的。

  信息最终的目标是为了决策而服务，准确、充分的信息才是有用的，过少或是过量的信息都会给决策者带来干扰。

  四、有效沟通方式

  供应链人的工作模式可以很灵活，并不一定要采用坐班制，只要有连接内部网络的VPN和手机就能在任何地点办公。

  在疫情初期阶段，居家办公被证明是可行的方案，视频替代了线下会议。但有效沟通的秘诀就在于人与人之间当面的交流，“见面三分亲”，有些话在邮件这种很正式的沟通渠道里不太方便说，而面对面一聊，可能就会起到事半功倍的效果，一下就能把各自的意图准确传递给对方，然后大家取得共识。

  我是不抽烟的，但也常会和同事去吸烟区陪吸二手烟，不是我喜欢闻烟草的味道，而是为了了解更多关于生产、质量和采购问题的情况，这些都是和供应链紧密相关的。

  我经常在仓库、车间，甚至是研发实验室走走，这是我学习的过程，也增加了我和内部客户沟通的机会，呆坐在电脑前，你能了解到的信息非常有限。

  即使我们去拜访客户和供应商，依然会发现维护关系不是很容易的，必须打起十二万分的精神，才能确保彼此准确地理解了对方的想法和要求。远程会议终究无法代替面对面交流。

  要做好有效沟通不容易，更难的是持之以恒，在日常工作中要时刻提醒伙伴、提醒自己。特别是在疫情影响下的远程工作模式，让供应链的沟通变得更难了。及时把准确的信息，用正确的方式，传递给正确的人，这是我们长期要做好的事情。

  本文来源于弘毅供应链，不代表九州物流网(http://www.wl890.com)观点，文章如有侵权可联系删除